¿Cómo evitar que cada hoja de cálculo tenga su propia versión de la misma cifra?
La misión introducida una vez y leída de tres maneras, los contadores y el chip «Por facturar», el dinero por misión, cliente y corredor, la exportación a Excel y el envío programado.
Lo que usted gana
- Se acabaron las «dos versiones de la verdad»: un registro, muchas lecturas.
- Cada oficio ve su vista, sin hojas de cálculo aparte.
- Informes que entiende incluso quien no estuvo en la reunión.
Transcripción
En la mayoría de las empresas, una misma cifra vive en varias hojas de cálculo, y en cada una vale distinto. Aquí la misión se introduce una sola vez y, a partir de ahí, cada oficio la lee como la necesita.
El jefe de tráfico lee la lista; el comercial, por clientes; el jefe de explotación, por pedidos: bajo cada pedido, sus misiones y sus estados. Una sola tabla, tres maneras de leerla.
Los filtros del puesto de operador son las preguntas que el coordinador se hace a lo largo del día: dónde arde, quién está en aduana, quién va en vacío.
Los contadores sobre las listas responden con un número. En «Misiones», las misiones cerradas se reúnen bajo el chip «Por facturar», y en «Facturas», las vencidas: dinero que espera una acción.
El dinero se lee por misión, por cliente y por corredor: son las mismas líneas de un mismo informe, no tres cálculos distintos. Y la ficha del vehículo, con sus facturas y su combustible, muestra cuánto cuesta su kilómetro.
Para llevarse una vista, el informe se exporta a Excel. La primera hoja de cada archivo indica el periodo, la moneda y lo que quedó fuera: aunque la tabla se reenvíe o se abra un trimestre después, nadie la leerá mal.
Y el envío programado, el día uno de cada mes a las seis de la mañana, manda solo el archivo del mes cerrado: una vez por periodo.
Un registro, muchas lecturas.