¿Cómo asegurar, antes de la salida, lo acordado con el cliente?

La orden de pedido es la hoja que usted envía al cliente antes de la salida: origen y destino, qué mercancía, en qué remolque y cuándo se carga, el precio acordado y el plazo de pago. Sirve para que, un mes después, nadie tenga que discutir qué se había acordado.

Mientras la orden es un borrador, puede modificarla cuantas veces quiera, y la propia hoja indica en grande que no está emitida. Un clic en «Emitir», y el documento queda congelado: el botón «Modificar» desaparece. La orden guarda su propia copia de todo lo impreso, y dentro de un año el PDF se verá igual, aunque la ficha del cliente haya cambiado.

El PDF lo genera el propio producto, con el nombre y el ICE de su empresa y el ICE del cliente, y sale por correo directamente desde aquí. Debajo de la orden se ve a qué dirección se envió y cuándo. El cliente da su conformidad y la orden se marca como aceptada.

Anular una orden exige un motivo: el papel ya está en manos del cliente, y lo preguntará. El motivo queda debajo de la orden y se imprime en el propio documento, y la orden conserva su número.

Y a la hora de facturar, el número de la orden aparece junto al viaje en el formulario de factura: el acuerdo siempre a mano.

El acuerdo por escrito, antes de la salida, y ya no cambiará a posteriori.