¿Se puede cambiar un documento o una cifra a posteriori?
La orden de pedido, la factura y el abono que guardan su propia copia, los registros de dinero que solo crecen, números de factura sin huecos y un motivo para cada anulación.
Lo que usted gana
- Los documentos emitidos no cambian a posteriori.
- El dinero se corrige con una línea nueva, no con la goma.
- Facturas numeradas sin huecos, anulaciones con motivo.
Transcripción
Orden de pedido, factura, abono: al emitirse, el documento guarda su propia copia: el cliente, las líneas, los importes. Si hoy cambia la ficha del cliente, el papel que salió ayer no cambia. Un error en una factura se corrige con un abono, que tiene su propia serie de números.
Los registros de dinero solo crecen: la tesorería de conductores, los cobros de las facturas, el historial de los efectos. Una corrección es una línea nueva, con su propia fecha, y la antigua se queda tal como estaba.
El número de factura se asigna en el momento de emitirla. Dos facturas emitidas en el mismo segundo: dos números seguidos, sin un solo hueco.
Cuando algo se anula o se rechaza, hace falta un motivo: la anulación de una orden de pedido, el rechazo de un justificante del conductor, un ajuste manual de la tesorería de conductores. Y el historial del presupuesto muestra quién lo envió y cuándo.
Nada desaparece en silencio.