Как вести авансы и отчёты водителей по расходам без тетрадки?
Аванс по бареме, бланк на подпись, очередь чеков с фото, возмещение, два отдельных баланса — в дирхамах и в евро, — и журнал, где каждое движение — отдельная строка.
Что вы получаете
- Каждое движение — строка журнала: сальдо можно доказать.
- Чеки с фото — с телефона водителя; отказ — всегда с причиной.
- Дирхамы и евро — отдельные балансы, без конвертации.
Расшифровка
Три тысячи дирхамов, выданные водителю перед рейсом, — это не расход, а сальдо. А сальдо в тетради существует в одном экземпляре: тетрадь потерялась — и долг обсуждают по памяти.
Аванс считается по бареме: за день и за километр. Но последнее слово за оператором — барема не знает, что паром отменили. Бланк печатается под подпись водителя и кассы, а в журнал движение попадает только в момент выдачи денег.
Справа — очередь чеков: фото рядом с решением. Отказ обязан объяснить причину — и водитель видит её у себя в телефоне. А возмещение пишется в журнал одновременно со сменой статуса: не бывает возмещённых денег без движения.
Дирхамы и евро — два отдельных долга, без конвертации. Выдуманный курс превратил бы точный долг в приблизительный.
И сердце модуля — журнал. Строка на каждое движение, и ни одна не переписывается задним числом. Ошибку исправляют новой строкой с обязательным примечанием. В день, когда водитель уходит, споря о своём сальдо, именно это вы и хотите иметь на руках.
Сальдо, которое можно доказать строка за строкой.